コミュニケーション活性化のために部署内で雑談する会を実施した話

こんにちは。さたかです。先日、部署内で雑談する会を開催したので、実施した背景や実際したことについて書いていきます。

コミュニケーションについての現状

当社では新型コロナウイルス感染症(COVID‑19)の影響もあり、大半の社員が2020年3月頃から在宅勤務、所謂リモートワークを実施しております。
リモートワーク環境になることで社員間のコミュニケーションの取り方も、対面のリアルタイムコミュニケーションから非対面の非同期コミュニケーションへと変化していきました。
そういった状況の中、ニュースなどでよく見かけたのが【雑談が減った】という話です。当社でも同じ話はでていました。

雑談が減ったことによる影響

では、具体的に雑談が減ったことでどういった影響が出ていたかというと正直わかりませんでした。

というのも当社ではチャットツールによるテキストコミュニケーションも文化として存在しており
用事があるならチャットで連絡すれば良い思っていたからです。
また、私自身はマネージャという立場上、部署内の誰とでも連絡を取る可能性があったため
なんとなく部署全体の動きなどは把握できており、特段コミュニケーション不足による問題を感じていませんでした。
そう思っていたのですが時間が経つにつれて課題が出てくるようになりました。

  • 他のチームが何をしているのか分からない(チーム間でのコミュニケーションが発生しない)という話が出てきた
  • 組織サーベイの結果に、「階層間の意思疎通」が弱みとして出てきた
  • 新規配属者がチームメンバー以外と会話する機会がない

これは良くない!ということで、意思疎通に関する改善施策を検討することとなりました。

部署内雑談会の実施

それぞれの課題の解決策を検討した結果、施策としては下記を実施することになりました。

  • マネージャとメンバーの1on1実施
  • 部署内交流会の開催

1on1については階層間の意思疎通を図る場として、部署内交流会については他チームが何をしているか、新しいメンバーとの接点を増やすことを目的としています。

企画検討にあたって当初はワークショップのようなものを実施しようと考えていたのですが、初回ということもあり自己紹介や業務紹介をテーマに
雑談することにしました。ちなみにワークショップを検討していた時に参考にしたサイトがこちらです。

交流会は下記の要領で実施しました。

  • 部署全体が集まる会議の後に参加可能な人のみで開催
  • 交流会の趣旨・テーマの説明
  • 参加者を1チーム4名でチーム分け
  • Zoomのブレイクアウトルーム機能を使用
  • 各チームで15分ほど雑談

交流会実施に当たり個人的に意識した点が2つありました。

任意参加にしたこと

こういった部署全体の活動だととりあえず全員参加を前提としやすいですが、せっかくの雑談も無理やりでは気持ちが前向きになりません。
また、タイミングによっては雑談したくないという人もいるだろうと思いました。

業務時間中に実施としたこと

部署内の交流というと業務後に実施するケースも多いかなと思いましたが、今回は業務時間中に実施しました。
人によっては業務後は家事があるなど予定をコントロールしづらい場合もあると思ったからです。

振り返って

開催中、各チームの様子を見て回りましたがどのチームも笑顔で会話している様子で実施して良かったなぁと感じておりました。

実施後にアンケートをとったところ下記のような意見が上がりました。

  • 初めて会話する人もいたのでいいコミュニケーションの場になりました。
  • 話すことない人と話す機会があるのは良いなと思いました。
  • あまり普段話さない人とも会話できるので、気分転換になる。
  • 時間が足りない気がしました。
  • 15分程度だと、盛り上がってくるタイミングで時間切れになってしまったのが、ちょっと残念でした。30分くらいはあったほうがいいかもですね。
  • 最初に誰から話す?みたいな様子見が生まれるので簡単なテーマとかあったりしたら話しやすいと思います。

全体的にポジティブな意見が多く、開催した側としてはとても嬉しかったです。
アンケートの結果を踏まえ次回以降は以下の点を改善していきたいと思います。

  • 事前にテーマを共有し、より話しやすい状況を作る
  • 事前に参加者を募っておき、チーム分けをスムーズにすることで参加者が手持ち無沙汰になる時間を減らす
  • 各チームで司会進行役を決めておき、参加者がお見合い状態になる時間を減らす

今後について

雑談自体は業務のアウトプットを出すことに直接的に関与するわけではありませんが、
より仕事しやすい環境を作るということは出来るのかなと思っています。

交流会以外にも平常時に雑談しやすいようバーチャルオフィスの活用なども検討したいです。
今後も継続してこういった取り組みを続けていきたいです。