Adways Advent Calendar 2019 1日目の記事です。
http://blog.engineer.adways.net/entry/advent_calendar_2019
こんばんは。りょーまです。
社内でアジャイルやUXデザインを推進している人です。
Adwaysのアドベントカレンダー 今年も始まりました！
記念すべき１回目は「会議」についてです。
本投稿では会議をダメにする素敵な方法を紹介します。
生産性を高めたいチームは決して真似しないように！！
会議の目的
そもそもなぜ会議が必要なのか
チームで意思決定するため
たった一言、すごくシンプルですね。
しかしながら、イージーではありません。
何故上手くいかないのか、どういったことをするとダメになるのか。
アンチパターン形式でみていきましょう。
10のアンチパターン
さて、ここからは多少なり痛みを伴います 覚悟ある方のみお進みください
1.目的が不明確
「この会議、一体何を決めたいんだろう・・」って思ったことありませんか？
目的が不明確な会議は参加者を迷路に導きます。
とはいえ、会議設定者の多くは目的や意義を持って臨んでいると思います。
ここでの本質的な問題はその目的が参加者に伝わっていないことにあります。
2.結論が不明確
会議の目的は意思決定です。
何かを決め、そして何かを始めるきっかけにできるかが肝。
抽象的であったり、拡大的であったり、期限がなかったり、誰がやるのか分からなかったり。
どれだけ濃い議論が出来たところで、行動計画で終わらない会議はただのコストでしかありません。
3.ゴールが不明確
人が集まり、意見を出し合い、共通の結論を出す。
そもそもがエネルギーを使う事です。
我々人間には集中力の限界があるので、一定の区切り(ゴール)を設けていないと疲れちゃいますよね。
4.参加者の発言量が偏っている
議論ではなく演説になっている。
あの人いつまで喋ってんだ
参加者でなく傍観者になっている。
あの人いつまで黙ってんだ。
会議はチームで意思決定をする場です。
5.開始〜終了時間を守れない
時間は守りましょう。
6.笑いが起きない(暗い雰囲気)
反応が無い、みんな暗い、なんか怖い。
故に、意見言いづらい。
優れた意思決定は、意見やアイデアの量から生まれます。
そして、意見の量は場の雰囲気が大きく左右します。
7.議論を妥協する
分からないことを分からないままにする。
あの人、あのロールには気を使うな、、まあいいや。
何も解決しません。
8.「誰が言う」で判断している
あの人はすごく優秀だから。
あの人の言ったことは基本正解。
あの人は実績出していないから。
あの人の言ったことは基本間違い。
大事なのは内容。
(但し、信頼貯金は勿論大事)
9.会議に集中していない(別の作業をしている)
PCカチャカチャしている。
そっちの方が重要なら、会議に出るのをやめましょう。
あなたのコストが勿体無い。
10.必要な参加者がいない
これはAさんじゃないと判断できない。
別の会議で聞いてみよう。
リードタイム(その作業自体の時間ではなく、待ち時間を含めた完了時間)が増えるだけ。
11.ファシリテーターがいない
ファシリテーター(と呼ばれる人)がずっと話している。
ファシリテーター(と呼ばれる人)が全て決断している。
それはファシリテーターではありません。
(かなり重要な役割なので11個に追記しました。)
それで、あなたはどうする
マネージャーとかリーダーとかなんか偉い人とか会議の主催者とか
多くの人が胸にグサグサきたことでしょう。
私もその一人です(戒めに書いてます)
アンチパターンがあれば勿論その逆があります。
どうしたらこの状態を改善できるか考え、ぜひ行動に移してみて下さい。
メンバーの皆さま
うちのチーム(マネージャー)出来てねー！！
って文句を言うのは誰にでも出来ます。
そしてそれでは何も変わらないです。
目的を確認してみる、積極的に発言してみる、タイムキーピングしてみる、ファシリテートについて勉強してみる。
小さなことでもできることはたくさんあるはずです。
わざわざダメな会議をしようとするマネージャーはいません。
皆様の力で会議は変えられます。
さいごに
チームで活動する上で会議は有効なアクティビティです。
にも関わらず、非生産的な会が多いのって勿体無いなって思いまとめてみました。
この記事が改善のきっかけになれば幸いです。
論争の火種になったらごめんなさい笑
それでは引き続きアドウェイズのアドベントカレンダーをお楽しみください！
次は戸田さんの記事です。
