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ミーティングをちょっと良くするスキルって?

知ってる方も、知らない方もこんにちわ。
システムエンジニアをしている長谷川です。

お顔は JPA(※1) 発足時のものを探していただけると、ちょびっと写ってます。


弊社のエンジニアでは、
半期単位で希望者が集まり、勉強会を各テーマについて週に1回のペースで行っています。

勉強会については、詳しく触れる機会を別の方に譲ることにして、
今回はその時に発表した内容を元にお話しようかと思います。


皆さんの会社の会議室にホワイトボードはあるでしょうか?
 それはいったい何のために置いてあるのでしょうか?
 

(*・ω・)???

こんな質問から始まる本があります。(※2)


今回のお話は、
ファシリテーション・グラフィック」についてです。

システムエンジニアがプログラムばかり書いているかというと、
そうではない事を、皆さんはご存知かと思います。


チームのメンバーと議論をし、アイディアを出し合い、企画を練り、頭をフル回転 ( ・Д・)
システム要件を検討するといった事もエンジニアの仕事となります。


今回ご紹介のスキルを身につけておく事で、さまざまなメリットを得られます(*・ω・)
まずは、Wikipediaさんを調べてみますか。
 
ファシリテーション・グラフィック

  • 話の流れを俯瞰でき、論点わかりやすくなる
  • 触発されて新しい意見イデアが生まれやすくなる
  • 感情的な論争をさけることができる  
  • 冗長な発言や繰り返しを減らすことができる 

ふむふむ。
こんなメリットが得られる技術。 ぜひとも身に着けたい! (・◇・)ゞ

それが、
ファシリテーショングラフィック」です。


社会人が身につけていくスキルには、大きくわけて2つのものがあります。

1つ目は、
「テクニカルスキル」 : 業種や業務における固有のスキル
2つ目は、
「ポータブルスキル」 : 業種などにとらわれずに、どの業種でも通じるようなスキル


業務の勉強とは別に、ポータブルスキル分野の知識にも色々と興味があり、
この「ファシリテーショングラフィック」も、その1つとして勉強しています。


それでは話を戻して、
ご存知ない方のために、簡単にご説明していきましょう。まず、「ファシリテーション」とはなんなのか。

話し合いを円滑に進行させる技術であり、
参加者の発言を施したり、話の流れを整理したりを行う手法、行為の総称


このファシリテーションを行う際の1つのスキルとしてファシリテーション・グラフィックが存在します。



ミーティングをしていてこんな経験はありませんか?

 意見が出ない
  みんなが各々のノートを眺めてしまい、顔が上を向かずに意見が出てこない

 端と端で違う話をしている
  議論は盛り上がっているが、全体として話がかみ合わず論点がずれている

 声の大きな人や偉い人の意見ばかり通ってしまう
  良い案が出たり良い議論をしていても、最終的に声の大きな人や偉い人の意見に決まる

 結局何を話していたか分からなくなってしまう
  たくさん話はしたが、各々のメモしか残っておらず、
  ミーティングをやった感は残るが、何が話し合われ何が決まったのかが残らない。



次の事を行う事で、このような問題を解決に導いてくれます。


それはどうやるかというと。。。。


ホワイトボードに議論を書く
 


たったこれだけです。


では、つっこんだ話はおいておいて、気軽に楽しくホワイトボードを使い、
周りの人から、「おっ!?」と思ってもらえるコツをご紹介します。



 黒ではなく、緑か青のペンで書く
  ホワイトボードの白地の場合、黒は目立ちます。
  実は、の方が黒より目立たないため、通常の文章はのペンを使いましょう。
  やや強調したい点などに黒、最重要点にというよいに使い分けます。

 ひらがな よりも、カタカナ、漢字を少し大きめに書く
  漢字やカタカナを少し大きめに書くだけで、文章がより見やすくなります。
  この方法は、通常のノートなのでも同じですので、ぜひ実施してみてください。
 
 図形やイラストを取り入れる
  携帯の絵文字程度のものでも、文字だけよりも効果があります。
  (><)(^ω^)
  議論の雰囲気が明るくなっていきます。

 思いつかない漢字はカタカナで書く
  文字を書く 「 リズム 」 も大切です。
  パッと思いつかない文字はカタカナで書いてしまいましょう。
  ひらがな だと見分けがつき辛くなります。

  結論を記載するスペースをあらかじめ意識しておく
  ホワイトボード右上などのスペースを、あらかじめ四角く残すようにホワイトボードを使います。
  最後に、「いつまでに」「誰が」「何をするか」 の決定事項を記載するようにします。
  ホワイトボードを写真で撮れば、簡易的な議事録にもなりますね。


始めは、上記の点に気をつけて実施してみてください。

ホワイトボードを利用する事により、
参加者みんなの目線が統一され、議論がブレなくなります。


参加者から出た意見をホワイトボードへ書く事により、参加者 と 意見 が切り離されます。

参加者と意見が切り離される事により、「誰が言った意見か」という匂いのようなものがなくなります。
よって、他の意見と同じ土俵で意見を客観視する事が可能となります。




多少なりとも興味をもって頂けたでしょうか。

また、機会がありましたら、もっと ぶっこんだ ツッコンだ内容をお届けしたいと思います。


まずは、会議室で少しだけ勇気を出し、
みんなの発言をホワイトボードに書いてみる

その1点からでも 始めてみてください。

たったそれだけでも、みんなの視線が一つに集まり、
議論がよりよいモノになると思います。




※1
Perl技術及び文化の啓蒙・促進のための組織で、

※2
ファシリテーション・グラフィック  - 議論を「見える化」する技法