こんにちは、アドプラットフォーム事業で開発運用業務を行っているリードアプリケーションエンジニアのまっちゃん（@honyanyas）です。
直近のお仕事ではクラウド移行のとあるロールの移行が完了し、次のロールの移行に着手をしています！長かった道のりもあと少し、かと思いきやまだまだ長そうです！
ところで皆さんは先週の記事をご覧になりましたか？
先週の記事では中野くんがアーキテクチャハッカソンの企画・実施について詳しく書いてくれました。今回はその運営側のサポートを担当した私から、イベント設計や懇親会までの流れについて、舞台裏の視点でお伝えしたいと思います。
自分自身はじめて規模が大きめの社内イベントの企画に携われたこと、そして何より自社オフィスを利用したオフラインイベントから懇親会までの一連の流れを設計できたことは、とても良い経験になりました。
この記事では、社内イベントをどのように考えて運営をしたかを紹介しつつ、アドウェイズオフィスを利用した勉強会開催についてイメージができればと思います。
- 本記事で書いたこと
- 会場設計
- クロージング・懇親会の設計
- 本記事で書いていないこと
- アーキテクチャハッカソンの内容
- ぜひ先週の記事をご覧ください！
- アーキテクチャハッカソンの内容
今回のイベント概要
まず、今回のイベント「Adways Architecture Academy（A3）」の基本情報をおさらいしておきます。
- 参加者: 約20名
- エンジニア（広告事業本部・アドプラットフォーム事業部横断）
- 開催形式: オフライン開催
- アドウェイズ本社オフィス
- 内容: アーキテクチャハッカソン、懇親会
会場設計
ハッカソン開始前・発表
司会の説明や発表者の内容を聞くがメインとなるため、スライドに目線が行くような配置としました。
ハッカソン中
グループワークとなるため、参加者同士のコミュニケーションが取りやすいように配置しました。 また、各グループが集中できるように一部別の会議室を利用しました。
ボツ案：4グループともに大きい会場にまとめる案もありましたが、議論が集中できなくなるリスクや不意に他チームの内容を知ってしまうリスクがあったため、今回は場所ごと分ける判断をしました。
懇親会
飲食物はバーカウンターから取ってもらい、移動してもらいます。 4テーブル配置して立食形式で自由に行き来できるようにしました。
クロージング・懇親会の設計
前提としてプレゼンルームの壁を開放することでエントランスとつながります。 下記がレイアウトです。
そのためレイアウトをフルに活用できるような導線を検討し、懇親会までの流れは以下のように設計しました。
- 1: アンケート回答
- 2: 会場レイアウト変更
- 3: 写真撮影
- 4: 飲食物受取・歓談
- 5: 乾杯・懇親会開始
数多くの社外イベントに参加させていただき、良いなと思った部分を取り込むことができたと思います。
1: アンケート回答
イベント終了後、参加者にアンケートを回答してもらいます。
アンケートはGoogleフォームを利用し、QRコードを会場に掲示することで手持ちのスマートフォンから簡単に回答できるようにしました。
（お酒などもあるため、ここで退勤のアナウンスも行いました）
ポイント1: 懇親会に入る前にアンケートを回答することで回答率を上げる
ポイント2: 社内イベントでもQRコードを提示して、簡単にアンケート回答が可能
2: 会場レイアウト変更
アンケートを回答してくださった方から会場の設営に協力してもらいます。
今回は基本的に立食形式のため「座っていた椅子を横に移動する」「飲食物を置くためのスペースとして長机を用意する」の2点を行いました。
3: 写真撮影
会場の設営が終わったら、参加者全員（撮影OKの方）で集合写真を撮影します。
弊社オフィスには自慢の「あ」提灯があるため、集合写真は「あ」提灯の前で撮影しました。
会の様子などは随時広報の方に撮影をお願いしており、集合写真の撮影もお願いしました。
ポイント: 飲食物を受け取る道中の流れで写真撮影を挟むことで撮影漏れを防ぐ
4: 飲食物受取・歓談
写真撮影が終わったら、順次飲食物を受け取ってもらい、歓談を開始します。
フードは軽食を中心に、ドリンクはアルコール・ソフトドリンクを用意しました。
全員に行き渡るまでに時間がかかるため、受け取れた方から席に戻り歓談OKとしました。
5: 乾杯・懇親会開始
全員が飲食物を受け取ったら、乾杯です！
乾杯後は、歓談をしながら懇親会を楽しんでもらいます。
アドウェイズオフィスでオフラインイベントを開催していきたい！
今後も技術領域（エンジニア）の社内イベントや勉強会を開催していく予定です。 また社外向けの主催・共催やコミュニティのイベントでも弊社オフィスで実施をしていきたいと考えています。
簡単に設備を紹介します。
アクセス
- 〒160-0023 東京都新宿区西新宿五丁目1番1号 住友不動産新宿ファーストタワー5階
- 最寄り駅
- 丸の内線「西新宿駅」
- 丸の内線・都営大江戸線「中野坂上駅」
- どちらも徒歩7-8分以内で到着
- JR「新宿駅」からは徒歩20分程度かかります
設備
- プロジェクター・スクリーン
- 前方に1台
- HDMIで接続
- マイク・スピーカー
- ワイヤレスマイクが2本
- Wi-Fi: あり
- 電源: あり
収容人数
- 参加者30名程度の利用が好ましいです
- 頑張って50名程度まで収容可能ですが、窮屈になります
雰囲気
プレゼンルーム前方での発表風景
バーカウンターから目線でのエントランスとプレゼンルーム
その他
配信機材がないため、オフラインのみの開催を想定しています。
ハイブリット開催を行う場合は、別途相談をさせてください。
さいごに
今回のアーキテクチャハッカソンは、社内イベントの運営や会場設計について学ぶ良い機会となりました。
今回が初イベント開催・運営だったのと、オンラインも想定したイベント設計はまだできていないため、引き続き機会を作って、経験を積みたいと思います！
また、アドウェイズオフィスを利用したイベント開催についても、今後も積極的に行っていきたいと考えています！
ぜひ弊社といっしょにイベントを開催する場合は弊社オフィスでの開催も提案させてください！
